Politique de confidentialité

1. Introduction

La présente Politique de confidentialité décrit comment materr SA (ci-après « Nous » ou « notre Régie ») collecte, utilise et protège les données personnelles de ses clients (ci-après « Données personnelles ») qu’elles aient été communiquées par vos soins ou qui ont pu être recueillies auprès d’autres sources ou tiers vous concernant de quelques façons que ce soit. Cela comprend les différentes manières dont vous interagissez avec Nous, notamment en personne, par courrier ou courriel, par téléphone, ou encore via notre site internet.

Plus spécifiquement, la présente politique de confidentialité vous informe de la façon dont notre Régie traite vos données personnelles si vous faites partie de l’une ou plusieurs des catégories de personnes concernées suivantes :

Visiteurs de notre site internet www.materr.ch ;
Candidats à une location ou locataires ;
Candidats propriétaires ou propriétaires ;
Souscripteur à notre Newsletter ;
Utilisateur d’un réseau social; et
Postulant à un emploi au sein de notre Régie.

En Suisse, la protection de vos données se fonde notamment sur la Loi fédérale du 25 septembre 2020 sur la protection des données (LPD), ainsi que sur l’Ordonnance fédérale du 31 août 2022 sur la protection des données (OPDo). Notre politique de confidentialité, ainsi que nos pratiques, sont alignées sur les dispositions légales contenues au sein des législations mentionnées.

2. Généralité

L’activité principale de notre Régie consiste en l’acquisition, la détention, la gestion, la mise en valeur, la promotion, la rénovation et la vente de biens immobiliers, ainsi que toutes prestations de services en lien avec le développement, l’administration et la valorisation de projets immobiliers (ci-après nos « Services »).

3. Responsable du traitement

Le responsable du traitement conformément à la présente Politique de confidentialité est :

materr SA
44 chemin Frank-Thomas 1223 Cologny

Pour toute question en lien avec les traitements de données relatifs à nos Services, vous pouvez nous contacter par courrier postal à l’adresse susmentionnée. Vous pouvez également nous contacter par courrier électronique à l’adresse info@materr.ch.

4. Catégories de Données personnelles collectées, justification et finalité du traitement

4.1 Principe

Vous trouverez, ci-dessous, les différentes catégories de Données personnelles que notre Régie collecte selon le type de Services qui vous est fourni ainsi que la justification et la finalité de leur traitement.

4.2 Vous êtes un visiteur de notre site internet

4.2.1 Catégories de Données personnelles collectées

Lorsque vous visitez notre site internet www.materr.ch, Nous pouvons être amenés à traiter les catégories de Données personnelles suivantes vous concernant :

Préférences et intérêts : des informations sur les préférences en matière de biens immobiliers ainsi que sur les critères de recherche des utilisateurs peuvent être collectées.

Données générales de navigation :
Adresse IP (Internet Protocol) utilisée pour connecter votre ordinateur à Internet ;
Type d’appareil mobile ;
Identifiant d’appareil unique (par exemple le numéro IMEI de téléphone, l’adresse MAC de l’interface réseau ou le numéro de téléphone mobile utilisé par l’appareil) ;
Durée de la visite et pages consultées ;
Données de localisation et de navigation (sites de provenance et de destination, comportement sur notre site internet, configuration du navigateur) ;
Informations d’identification : les informations telles que le prénom, le nom et l’adresse électronique peuvent être traitées à la suite de souscriptions aux formulaires de contact (notamment lors de demandes de visite, demandes « Être contacté-e », demandes d’estimation de biens et « alertes e-mail »);
Préférences et intérêts : des informations sur les préférences en matière de biens immobiliers ainsi que sur les critères de recherche des utilisateurs peuvent être collectées.

Type d’appareil mobile ;

4.2.2 Justification et finalité du traitement

Vos données sont traitées pour vous fournir du contenu et des services sur notre site internet, interagir avec vous, répondre à vos demandes, améliorer la performance de notre site internet et votre expérience d’utilisateur, comprendre les tendances d’utilisation de notre site et connaître vos préférences en lien avec nos Services.

Vos données peuvent également être traitées pour poursuivre nos intérêts légitimes (par exemple détection des fraudes, recouvrement de créances, traitement de plaintes, etc.) ou pour Nous acquitter de nos obligations légales et réglementaires (conservation de la documentation comptable, réponse aux demandes d’autorités, etc.).

4.3 Vous êtes Candidat à une location

4.3.1 Catégories de Données personnelles collectées

Si vous souhaitez louer un bien par l’intermédiaire de notre Régie, notamment lorsque vous Nous transmettez un formulaire de demande de location par courrier postal ou électronique ou remplissez un formulaire en ligne, Nous pouvons être amenés à traiter les catégories de Données personnelles suivantes vous concernant :

Informations d’identification (nom complet, nom de votre société, pièce d’identité, nationalité, permis de séjour, date de naissance, etc.) ;
Coordonnées (adresse postale et électronique, numéro de téléphone, etc.) ;
Situation familiale et personnelle (état civil, nombre d’enfants, animaux, adresse du logement actuel, montant du loyer actuel, etc.) ;
Situation financière (profession, employeur, revenu mensuel net, trois dernières fiches de salaire, bilans, compte de pertes & profits audités, extrait officiel vous concernant émanant de l’Office des poursuites, etc.) ;
Toute autre information indiquée sur le formulaire ou communiquée spontanément.

4.3.2 Justification et finalité du traitement

Vos Données personnelles sont traitées dans le but de vous identifier, de communiquer avec vous, de Nous assurer de votre droit de résider en Suisse et de votre solvabilité, pour vérifier que le logement à louer corresponde à vos besoins et in fine pour permettre la conclusion d’un éventuel contrat de bail à loyer reprenant la teneur et les exigences du Bail à loyer type établi par la Chambre genevoise immobilière et l’USPI Genève (ci-après « Contrat de bail »).

Elles sont traitées sur la base du futur Contrat de bail à conclure. Il s’agit là de renseignements dont vous autorisez la transmission à la Régie ainsi qu’aux propriétaires (ci-après « Bailleur(s) ») des biens (et/ou leurs éventuels représentants) pour lesquels vous postulez.

Vos Données personnelles peuvent également être traitées pour poursuivre nos intérêts légitimes (par exemple détection des fraudes, recouvrement de créances, traitement de plaintes, etc.) ou pour Nous acquitter de nos obligations légales et réglementaires (conservation de la documentation comptable, réponse aux demandes d’autorités, etc.).

4.4 Vous êtes Locataire

4.4.1 Catégories de Données personnelles collectées

Lorsque vous êtes un locataire louant un bien par l’intermédiaire de notre régie, Nous pouvons être amenés à traiter les mêmes catégories que les Données personnelles mentionnées à l’art. 4.2.1 ci-dessus mais également :

Informations relatives au bien loué (adresse, nombre de pièces, assurance RC, état des lieux d’entrée et photographies y relatives, décomptes de charges, etc.) ;
Informations bancaires (IBAN, etc.) ;
Toute autre information communiquée spontanément.

4.4.2 Justification et finalité du traitement

Vos Données personnelles sont traitées dans le but de pouvoir pleinement exécuter le Contrat de bail ainsi que l’éventuel mandat que le Bailleur aurait confié à notre Régie (notamment pour communiquer avec vous, permettre le paiement des loyers, procéder à des réparations du bien loué lorsque cela s’avère nécessaire, établir des décomptes de charges, etc.)

En cas d’attribution du bien à vous-même et à la suite de la conclusion d’un Contrat de bail, vous autorisez également la transmission de vos Données personnelles à des tiers (Bailleur et/ou leurs éventuels représentants, administration, instances judiciaires, mandataires externes, fournisseurs, logiciel informatique etc.) ainsi que la collecte d’informations auprès de tiers si nécessaire (employeur, Bailleur actuel, administration, sociétés de renseignements diverses, etc.).

4.5 Vous êtes Candidat propriétaire

4.5.1 Catégories de Données personnelles collectées

Si vous souhaitez acquérir un bien immobilier par l’intermédiaire de notre Régie, Nous pouvons être amenés à traiter les mêmes catégories que les Données personnelles mentionnées à l’art. 4.2.1 ci-dessus mais également :

Etat détaillé du revenu et la fortune ;
Informations sur le bien immobilier dont l’acquisition est envisagée (catégorie de prix, lieu du bien immobilier recherché, critères d’achat, etc.)
Toute autre information communiquée spontanément.

4.5.2 Justification et finalité du traitement

Vos Données personnelles sont traitées dans le but de vous identifier, de communiquer avec vous, de Nous assurer de votre droit d’acquérir un bien immobilier en Suisse et de votre solvabilité, de vous proposer un bien immobilier correspondant à vos attentes et in fine pour permettre la conclusion d’un éventuel contrat de vente.

Elles sont traitées sur la base du futur contrat de vente à conclure. Il s’agit là de renseignements dont vous autorisez la transmission à la Régie ainsi qu’au vendeur des biens (et/ou leurs éventuels représentants et/ou du notaire choisi par ce dernier) que vous envisagez d’acquérir. Vos Données personnelles peuvent également être traitées pour poursuivre nos intérêts légitimes (par exemple détection des fraudes, recouvrement de créances, traitement de plaintes, etc.) ou pour Nous acquitter de nos obligations légales et réglementaires (conservation de la documentation comptable, réponse

4.6 Vous êtes Propriétaire

4.6.1 Catégories de Données personnelles collectées

Si vous êtes propriétaire d’un bien immobilier et que vous faites appel à notre Régie pour des services liés à celui-ci (gestion, courtage, administration d’une PPE, estimation immobilière, vente, développement d’un projet immobilier, etc.), Nous pouvons être amenés à traiter les mêmes catégories que les Données personnelles mentionnées à l’art. 4.2.1 ci-dessus mais également :

Informations sur le bien immobilier (catégorie d’objet, adresse, caractéristiques, prix de vente recherché, comptabilité, informations relatives à la PPE, procès-verbaux des assemblées générales des trois dernières années, informations provenant de registres officiels, etc.);
Conditions et informations bancaires d’une éventuelle hypothèque (identité du prêteur hypothécaire, montant du prêt, cédules, etc.);
Toute autre information communiquée spontanément.

4.6.2 Justification et finalité du traitement

Vos Données personnelles sont traitées dans le but de vous identifier, de communiquer avec vous, de gérer votre bien immobilier et in fine pour permettre la conclusion d’un éventuel contrat que vous souhaitez Nous confier (gestion, courtage, vente, etc.).

4.7 Vous avez souscrit à notre Newsletter

4.7.1 Catégories de Données personnelles collectées

Si vous vous inscrivez à notre newsletter, Nous pouvons être amenés à traiter les catégories de Données personnelles suivantes vous concernant :

Adresse électronique (email) ;
Prénom ;
Nom.

4.7.2 Justification et finalité du traitement

Vos Données personnelles sont traitées afin de vous envoyer notre Newsletter.

En souscrivant à notre Newsletter, vous donnez votre consentement à ce que notre Régie pour adresse, périodique et par courriel, celles-ci. Si le droit applicable n’exige pas de consentement, l’envoi périodique de Newsletters sera justifié par notre intérêt légitime à vous tenir informé de nos activités et des Services.

Vous conservez la possibilité, en tout temps, de vous désinscrire à nos Newsletters via un lien se trouvant en bas de celles-ci.

4.8 Vous êtes utilisateur d’un réseau social

4.8.1 Catégories de Données personnelles collectées

Lorsque vous autorisez un réseau social tiers (comme Instagram, Facebook, Twitter, YouTube, LinkedIn, etc.) à partager des Données personnelles avec Nous, la Régie peut être amenée à traiter toutes les Données personnelles que vous partagez publiquement sur le réseau social, qui font partie de votre profil accessible au public ou que vous autorisez le réseau social à partager (par exemple votre nom, adresse électronique, sexe, image de profil, liste d’amis ou de contacts, identifiant unique, préférences, etc.).

4.8.2 Justification et finalité du traitement

Vos Données personnelles sont traitées pour vous fournir du contenu et des services sur nos propres réseaux sociaux, interagir avec vous, répondre à vos demandes, améliorer la performance de nos propres réseaux sociaux et votre expérience d’utilisateur, comprendre les tendances d’utilisation de nos propres réseaux sociaux et connaître vos préférences en lien avec les Services. Elles sont traitées sur la base de votre propre consentement.

La Régie considère que vous êtes dument informé des conditions d’utilisation ainsi que de la politique de confidentialité qui s’appliquent au réseau social en question, ainsi que de leurs mises à jour, qui sont sous la seule responsabilité dudit réseau social.

4.9 Vous postulez un emploi au sein de notre Régie

4.9.1 Catégories de Données personnelles collectées

Lorsque vous postulez un emploi au sein de notre Régie, que cela soit par courrier électronique, par courrier postal ou par l’intermédiaire de notre site internet www.materr.ch, Nous pouvons être amenés à traiter les catégories de Données personnelles suivantes vous concernant :

Toute autre information communiquée spontanément.
Informations d’identification (nom complet, nationalité, permis de travail ou de séjour, date de naissance, etc.) ;
Coordonnées (adresse postale et électronique, numéro de téléphone, etc.) ;
Informations contenues dans votre dossier de candidature (CV, lettre de motivation, certificats de travail, lettre de recommandations, diplômes, etc.) ;
Toute autre information communiquée spontanément.

4.9.2 Justification et finalité du traitement

Vos Données personnelles sont traitées dans le but de vous identifier, de communiquer avec vous et d’évaluer votre aptitude à remplir l’emploi pour lequel vous avez déposé votre candidature. Elles sont traitées sur la base de votre propre consentement.

5. Gestion et type de Cookies utilisés

Les Données personnelles collectées dans le cadre de l’utilisation de notre site internet sont notamment collectées par des cookies et des technologies similaires. Vous pouvez modifier vos préférences en matière de cookies via les paramètres de votre navigateur.

La rubrique Aide des navigateurs internet vous indique comment refuser les nouveaux cookies ou obtenir un message de notification. Afin de faciliter votre démarche, voici les liens vers les rubriques Aide des navigateurs les plus couramment utilisés :

Firefox™ : http://support.mozilla.org/

Internet Explorer™ : https://support.microsoft.com

Safari™ : https://support.apple.com/

Chrome™ : http://support.google.com/

Toute émission et utilisation de cookies par des tiers sont soumises aux politiques de confidentialité de ces tiers. Ces cookies ne relèvent pas de la sphère de contrôle de notre Régie. Pour établir le mode de fonctionnement de ces cookies, Nous vous prions de vous reporter aux politiques de confidentialité respectives de ces sites tiers.

Dans le cas des cookies purement analytiques, nous basons le traitement de vos données personnelles sur votre consentement, que vous donnez via la bannière de cookie.

6. Durée de conservation des Données personnelles

Les Données personnelles recueillies seront conservées par notre Régie pendant la durée des contrats conclus et, à l’échéance de ceux-ci, pendant une période de 10 ans, voire au-delà si les circonstances le justifient, notamment en cas de litige ou autres obligations légales Nous contraignants à les conserver plus longtemps.

La durée effective de conservation est une décision que notre Régie prend au cas par cas et qui dépend d’aspects tels que la nature des Données personnelles, du type de contrat conclu, de la raison de leur collecte et de leur traitement ainsi que les besoins de conservation légaux ou opérationnels concernés.

Dans certaines circonstances, particulièrement à des fins statistiques, notre Régie se réserve le droit d’anonymiser vos Données personnelles afin qu’elles ne puissent plus être associées avec vous, auquel cas notre Régie pourra utiliser ces informations sans vous fournir d’autres préavis.

7. Partage de vos Données personnelles

7.1 Avec les sous-traitants de notre Régie

Nous pouvons communiquer vos Données personnelles à des personnes et sociétés qui Nous fournissent des services en tant que sous-traitants, notamment des fournisseurs de services d’analyse marketing, de publicité, d’hébergement informatique, de maintenance ou de centre d’appel.

Les sous-traitants de notre Régie ne peuvent utiliser vos Données personnelles qu’en conformité avec nos instructions et la présente Politique de confidentialité.

7.2 Avec des tiers

Vos Données personnelles sont également susceptibles d’être partagées avec des tiers selon les Services sollicités du type de contrat conclu.

Il s’agit notamment :

Des Bailleurs (et/ou de leurs éventuels représentants);
De personnes intéressées à acheter ou vendre un bien immobilier ;
Du notaire en charge de l’instrumentation de la vente d’un bien immobilier ;
D’autres courtiers avec qui notre Régie travaille ;
Des entreprises qui interviennent pour des travaux dans un bien immobilier loué ;
Des instituts d’évaluation de solvabilité ;
Du locataire suivant ;
Du concierge ;
Des Services industriels de Genève (SIG).

De plus, vos Données personnelles pourront être communiquées à des autorités gouvernementales, judiciaires ou administratives si la loi l’exige, pour protéger nos droits ou nos intérêts légitimes, ainsi que dans certains cas ceux de tiers. Elles pourront également être communiquées à d’autres tiers lorsque la défense de nos intérêts légitimes ou ceux de tiers l’exige.

8. Transfert de données à l’étranger

Vos Données personnelles sont traitées en Suisse. Les Données personnelles des visiteurs de notre site internet peuvent être transférées en-dehors de la Suisse, en particulier vers les États-Unis. Dans ce cas, un niveau de protection approprié est garanti par des clauses contractuelles types.

9. Décisions individuelles automatisées

Dans le cadre de nos Services, nous utilisons divers outils informatiques pour en assurer la gestion. Ces outils visent à centraliser et structurer les processus, à en améliorer l’efficacité et à garantir la qualité de nos services. Il est important de préciser que nous ne prenons aucune décision individuelle automatisée avec l’aide de ces outils informatiques.

10. Mesures de sécurité en vue de protéger vos Données personnelles

Nous ne pouvons garantir une sécurité absolue de vos Données personnelles compte tenu du fait que la conservation ainsi que la transmission électronique toute donnée personnelle impliquent indubitablement certains risques.

Toutefois, en vue de protéger au mieux vos Données personnelles, notre Régie prend des mesures de sécurité conformément aux normes du secteur. Ceci comprend notamment une limitation des accès, ainsi que des mesures techniques et organisationnelles.

11. Droit des personnes concernées

Vos droits varient en fonction des circonstances spécifiques et peuvent connaître des exceptions. De manière générale, la LPD prévoit ce qui suit:

Vous avez le droit d’accéder à vos données.
Vous avez le droit de demander la remise ou la transmission de vos données sous un format électronique couramment utilisé.
Vous avez le droit de faire rectifier vos données qui seraient inexactes.
Vous avez le droit de vous opposer à un traitement de vos données.
Vous avez le droit de demander l’effacement ou la destruction de vos données.
Vous avez le droit d’exiger qu’une décision individuelle automatisée soit revue par une personne physique.

Si vous souhaitez exercer les droits susmentionnés envers notre Régie, vous pouvez Nous contacter. Afin de pouvoir prévenir tout abus, nous devons préalablement vous identifier (p. ex. au moyen d’une copie de votre carte d’identité, si un autre moyen d’identification est impossible). Veuillez noter que des conditions, exceptions et restrictions peuvent s’appliquer dans le cadre de l’exercice de ces droits conformément à la LPD (p. ex. pour protéger des tiers ou des secrets commerciaux). Le cas échéant, nous vous en informerons.

Si vous estimez que nous traitons vos données de manière contraire à des dispositions de protection des données, vous avez également la possibilité de nous dénoncer auprès du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (« PFPDT »). Nous vous encourageons à d’abord nous en informer afin que nous ayons la possibilité de répondre à vos préoccupations. Si nous n’y parvenons pas, vous pouvez prendre contact avec le PFPDT en suivant les instructions données sur son site web.